En un entorno educativo que cada día está más digitalizado, las instituciones que aplican estrategias de automatización en sus procesos y comunicaciones, logran destacarse sobre el resto y así, atraer más estudiantes, mejorando sus experiencias académicas y logrando reducir sus costos operativos.
Vamos a hablar de una herramienta todo en uno como Clientify, un CRM, o Plataforma, que te ayuda con la Comunicación, las Ventas y el Marketing de tu empresa.
Te permiten mejorar la eficiencia, reducir la carga de trabajo de todos los equipos y ofrecer una experiencia personalizada desde que el contacto se interesa en tu centro hasta su matriculación y fidelización.
Y queremos eso ¿verdad?
Captación de estudiantes: atrae y convierte interesados en matrículas
Antes de que un estudiante se inscriba en un centro educativo, pasa por un proceso de investigación donde compara qué opciones tiene.
Y como es probable que recibas cientos de consultas al día de muchos interesados, tienes que tener implementado un proceso de captación automatizado, para así ayudarte a dar respuestas personalizadas y no perder la oportunidad de conseguir nuevos alumnos.
Automatiza tu proceso educativo desde el minuto uno
Genera leads a través de canales de captación inteligentes
Clientify te permite diseñar con IA distintos tipos de formularios, landings y chatbots los cuales vas a poder vincular a tu sitio web, redes sociales y tienda online y así capturar los datos que consideres necesarios.
El Chatbot inteligente puedes usarlo en tu páginas web o landing y en WhatsApp. Le alimentas de información sobre tu oferta de cursos, condiciones, profesorado… le asignas un objetivo como que el usuario visite una web o reserve una cita para que le expliques en persona o por video llamada lo que necesite y a funcionar 24/ sin descanso.
Una vez el interesado complete su información, ésta se entra automáticamente al CRM generando un contacto nuevo dentro de tu base de datos.
Y puedes etiquetarlo también automáticamente para luego identificarlo a la hora de hacer listas, segmentaciones, filtros…
Tienes la posibilidad de generar estos métodos de captación desde cero, solicitando la información que tu empresa necesite y haciendo preguntas estratégicas.
Automatización del primer contacto
- Clientify te permite asignar automáticamente un puntaje a los interesados (lead scoring) determinando si es un lead frío, templado o caliente, lo que te ayudará a entender si realmente es, o no, un posible cliente.
- Vas a poder agrupar a tus contactos en distintos segmentos, según sus intereses, comportamientos, oportunidades pasadas (tipo de curso, modalidad presencial u online, estudios anteriores), entre otros.
- También tienes la posibilidad de configurar respuestas automáticas vía email o WhatsApp que envíen información útil y específica a los intereses, gustos y necesidades de cada persona.
Seguimiento personalizado y nutrición de leads
Diseña las distintas plantillas de email y WhatsApp con ayuda de la IA de Clientify, teniendo en cuenta en qué situación, estado y proceso de compra se encuentra cada contacto y crea distintas secuencias automatizadas para nutrir o dar seguimiento a los interesados:
- Información del curso.
- Testimonios de alumnos.
- Beneficios de la institución.
- Preguntas frecuentes y guías de inscripción.
Estos son ejemplos, seguro que tu centro tiene sus procesos personalizados. Tómate tu tiempo para definir una buena secuencia
Uno de nuestros clientes, una Universidad, puso en práctica un flujo automatizado, con el objetivo de aumentar su tasa de matriculación trimestral en un 30%.
En Clientify crearon una secuencia que incluía el envío de 5 emails y varios mensajes de WhatsApp y con ayuda de estas comunicaciones llegaron a objetivos en menos de dos meses.
Automatización del proceso de inscripción y pago
Uno de los momentos más esperados por cualquier centro académico, es el de la matriculación.
Pero, al ser un paso crítico para cualquier estudiante, si el proceso es complicado o poco claro puede desencadenar en un arrepentimiento y así terminar perdiendo la conversión.
Aquí tienes unos primeros pasos:
Matrícula online y confirmaciones automáticas
- Conecta tu plataforma de ventas digital a Clientify para que la información de compra se traspase automáticamente, quedando reflejada en el CRM los datos del alumno, el curso que adquirió, el monto que pagó y la fecha en que se matriculó.
- Diseña un flujo de acciones automáticas para que una vez inscrito, se le envíe un email de confirmación con detalles de acceso al campus virtual, lista de materiales y bienvenida.
Automatización de pagos y recordatorios
- Crea propuestas comerciales y presupuestos desde Clientify y vincula tus pasarelas de pago para que los interesados puedan hacer su pago directamente desde la cotización que les hayas enviado.
- Los flujos de trabajo te permitirán configurar recordatorios automáticos de fechas de pago y vencimientos para que se envíen a través de email y WhatsApp.
Comunicación automatizada con alumnos y padres
Si la comunicación es escasa o mala, tienes grandes probabilidades de generar una insatisfacción en los estudiantes y sus familias.
Por eso, las automatizaciones te permiten mantener informados a todos, en el momento adecuado y sin sobrecargar al equipo de trabajo administrativo.
Aplica estas estrategias para no perder el toque humano:
Chatbots y WhatsApp con IA automatizado para soporte 24/7
- Aprovecha la funcionalidad de chatbot con IA que ofrece Clientify y diseñalo, no solo como método de captación de nuevos alumnos, sino también para responder consultas sobre horarios, pagos, fechas de exámenes y actividades.
Lo bueno de este chatbot es que, al alimentarlo con información de tu academia, ofrecerás asistencia en tiempo real sin tener que depender exclusivamente de tus empleados.
Notificaciones automáticas para recordatorios clave
- Revisa que tipo de comunicación tienes que enviar y qué importancia tiene cada una de ésta para decidir si quieres mandarla por correo electrónico o WhatsApp.
Recuerda que WhatsApp tiene una mayor tasa de apertura y un tiempo de lectura y respuesta mucho más rápido que el email.
- Envía, también, alertas a través de la app educativa para cambios de horario o actualizaciones importantes.
Seguimiento académico y automatización del aprendizaje
Más allá de que los interesados finalmente se hayan inscrito en tu centro educativo, no debes olvidarte de ellos. Por eso, es fundamental acompañarlos en su progreso para así asegurar su éxito académico y mantenerlos comprometidos.
Acompaña a tus alumnos con estas técnicas:
Asistencia digital con alertas para padres
- Implementa un registro de asistencia con QR o reconocimiento facial e integralo a la plataforma de Clientify mediante API para que ésta pueda enviar notificaciones automáticas a los padres cuando un estudiante falta a clase.
Evaluaciones y calificaciones automatizadas
- Utiliza Clientify para cargar las puntuaciones de los exámenes y así enviar automáticamente feedback por correo al alumno y a sus padres.
- Genera reportes personalizados de rendimiento con sugerencias de mejora.
Fidelización de estudiantes: cómo evitar el abandono
Captar nuevos alumnos es fundamental, pero retenerlos es aún más clave para la sostenibilidad y el crecimiento de cualquier institución educativa.
Estrategias para que tus alumnos se queden y te recomienden:
Seguimiento personalizado a alumnos en riesgo
- Tal como mencionamos anteriormente, podrás enviar alertas a los padres cuando el alumno tenga bajas calificaciones o muchas inasistencias.
- Los flujos de evento de Clientify te permiten enviar de manera automática las invitaciones y recordatorios de las tutorías, Webinars o reuniones.
Programas de recomendaciones y embajadores
- Aprovecha las campañas de email y WhatsApp para incentivar a los alumnos actuales a recomendar la institución a familiares y amigos con descuentos o beneficios exclusivos.
- Refuerza la confianza de potenciales inscritos utilizando testimonios en video, reseñas online y casos de éxito.
Para darte (otro) un ejemplo, una de las academias de idiomas que utiliza Clientify nos comentó que tenía como objetivo aumentar su número de alumnos y que gracias a la campaña de email que hizo con ayuda de la IA de nuestra plataforma pudo dar a conocer eficientemente su programa de referidos y lograr alcanzar las nuevas matriculaciones que se habían propuesto.
La automatización es el futuro de la educación
Adoptar una herramienta que te permita automatizar tus procesos y comunicaciones no solo te ayudará a mejorar la eficiencia operativa, sino que optimizará la experiencia del estudiante y reducirá los costos administrativos.
Te dejo un resumen de las claves que comentamos:
- Crea métodos de captación con ayuda de la IA y automatiza el seguimiento de los alumnos por email y WhatsApp.
- Integra tus plataformas de pago y optimiza el proceso administrativo de inscripción, facturación y renovación de planes.
- Fortalece la comunicación mediante chatbots, notificaciones y respuestas automáticas para seguir generando buenas experiencias.
- Utiliza y automatiza distintos métodos de seguimiento para la baja de alumnos.
- Fomenta la fidelización y retención con promociones y estrategias de recomendación
Implementa esta nueva versión de Clientify y lleva tu centro educativo al próximo nivel.
