Y si…comunicarse con padres, alumnos y profesores no siempre es fácil. Requiere de un proceso sumamente ordenado y de la colaboración de todos los miembros de tu escuela.
Problemas frecuentes a la hora de comunicarte con tu base de contactos
En general, la mayoría de los centros educativos no cuentan con las herramientas necesarias para gestionar a sus clientes.
Esto significa que, si tu escuela utiliza distintas plataformas para guardar toda la información, a la hora de querer contactarse con algún estudiante o padre, a tu equipo de trabajo le va a resultar muy difícil o imposible encontrar los datos necesarios para hacer esa comunicación de la manera correcta.
Por otro lado, hay muchas escuelas que hoy en día utilizan aplicaciones, portales online o páginas web exclusivas para comunicar novedades sobre horarios y eventos escolares, boletines con notas, información importante sobre uniformes, viajes de estudio, entre otros.
Antes de adoptar este método de comunicación, ten en cuenta que no todos los padres están familiarizados con este tipo de tecnologías y al no saber cómo ingresar a éstos portales, se terminan perdiendo de las novedades e información importante relacionada a cada uno de sus hijos.
Si tu escuela es considerada como una institución bilingüe, tienes que enviar las comunicaciones en los distintos idiomas que tu establecimiento maneje.
De esta manera, aquellos padres o alumnos extranjeros que hablen solo un idioma de los que enseñas, entiendan la información sin ocasionarles malos entendidos y se sientan incluidos en tu comunidad.
Por último, pero no menos importante, tienes que tener en cuenta que no todos los padres tienen las mismas responsabilidades laborales y es por eso que no siempre están disponibles en los horarios tradicionales.
¿Qué herramienta es necesario implementar para comunicarse de la mejor manera con alumnos y padres?
Para evitar algunos de los problemas que mencionamos anteriormente, como centro académico tienes que contar con una herramienta donde se almacene toda la información de los estudiantes y padres; la cual incluya desde:
- Datos personales
- Interacciones con la familia
- Información referente a los estudios, entre otros.
Además, lo bueno de implementar un CRM como Clientify es que no solo te centralizará todos estos datos, sino que también te va a permitir realizar las comunicaciones por distintos canales y te unificará, de manera eficiente, todos los mensajes que intercambies con cada uno de ellos.
¿Qué canales de comunicación tienes disponibles para usar desde Clientify?
El tener toda la información unificada en esta única plataforma, ayudará a los equipos de trabajo de tu escuela, a realizar las comunicaciones de manera eficiente.
Para eso, lo primero que tienes que hacer es segmentar a tu base de contactos para luego diseñar y enviar las comunicaciones correspondientes (vídeo).
Vamos con algunos ejemplos:
Si los estudiantes de primer grado a cuarto grado tienen que hacer la muestra navideña de fin de año, vas a poder agrupar a todos los padres de estos alumnos con la segmentación y así enviar un correo masivo con la información sobre el disfraz con el que tienen que ir los alumnos, el día y el horario del evento.
Lo bueno de Clientify es que, si alguno de los padres no abre este correo, el CRM le enviará de manera automática un WhatsApp con la información nuevamente para que el padre no pierda esta comunicación y pueda asistir a la fiesta navideña del colegio.
Por otro lado, puedes asignar etiquetas a aquellos alumnos los cuales no estén rindiendo académicamente de la mejor manera y los padres tengan que presentarse a una reunión para hablar sobre sus notas escolares.
Para la convocatoria de la reunión, se les enviará de manera automática, a los padres, un correo que incluya la invitación; y si el CRM detecta que no se hizo click en el enlace del mail, se le generará de manera automática una tarea al responsable académico de esos alumnos, para que llame a los padres y haga la invitación formal de manera telefónica.
La mejor manera de contactar con cada uno de tus alumnos es identificando a cada uno de ellos y diseñando mensajes que se adapten a los distintos canales de comunicación que te ofrece este CRM.
Aprovecha la prueba gratis de 14 días que tiene Clientify y fíjate cómo mejoras la gestión de tus estudiantes, al comunicarte con ellos por correo electrónico, WhatsApp y llamados telefónicos.
